Datová schránka je dnes hlavním komunikačním kanálem firmy vůči úřadům. Umožňuje přijímat rozhodnutí, výzvy či jiné úřední dokumenty, a to s právními účinky doručení. Problém nastává, pokud zemře jediný jednatel společnosti – datová schránka zůstává sice aktivní, ale nikdo k ní nemá přístup. Přitom zákon říká, že každá zpráva je považována za doručenou desátým dnem od dodání, i když ji nikdo neotevře. Společnost tak může zcela nevědomky propást důležité lhůty a čelit sankcím či exekucím.
Z pohledu zákona je oprávněnou osobou k přístupu do schránky člen statutárního orgánu. Ten může přidat administrátora a pověřené osoby, které schránku obsluhují. Pokud ale jednatel zemře a další přístupy nejsou nastaveny, firma se ocitá v komunikační izolaci až do jmenování nového jednatele.
Jak se rizikům vyhnout:
- zřídit administrátora nebo pověřenou osobu už za života jednatele,
- určit minimálně dvě osoby s přístupem, aby byla zajištěna kontinuita,
- udělit plnou moc spolehlivému externistovi, který může v naléhavém případě jednat za firmu,
- po změně ve vedení okamžitě aktualizovat přístupová oprávnění, ideálně notářským zápisem do rejstříku.
Pokud společnost zůstane bez jednatele, mohou společníci podle § 183 zákona o obchodních korporacích svolat valnou hromadu a zvolit nového statutára, čímž se přístup do schránky obnoví. V krajním případě lze požádat i o jmenování opatrovníka právnické osoby.
Praxe tedy ukazuje, že klíčem je prevence a jasně nastavené procesy – pravidelná kontrola schránky, zapnuté notifikace a více oprávněných osob. Jen tak se firma nestane „rukojmím desátého dne“ po dodání zprávy.